Je ideale vergaderruimte inrichten
Je vergaderruimte inrichten op de juiste manier kan ervoor zorgen dat je de ruimte op meerdere manieren kunt gebruiken. De meeste vergaderruimtes zijn saaie, zakelijke ruimtes waar inspiratie en creativiteit ver te zoeken is. Jammer want hierdoor worden de vergaderingen en overleggen er niet productiever op. Tevens kan het een plek worden waar creatieve ideeën naar voren komen, effectief overleg plaats vindt en de bedrijfscultuur versterkt wordt.
Een vergaderruimte heeft goede akoestiek, prettig licht en een gezonde luchtkwaliteit nodig. Daarnaast is het belangrijk dat men op comfortabele stoelen zit en de temperatuur als aangenaam ervaart. De vergaderruimte inrichting moet passen bij jouw bedrijf en bij het type overleg. Bij het inrichten van jouw vergaderruimte is het verstandig om onderstaande punten mee te nemen.
1. De sfeer van jouw vergaderruimte inrichting
Houdt bij de vergaderruimte inrichting rekening met de sfeer en het imago van jouw bedrijf. Wat voor type bedrijf ben je? En welk type vergaderingen of overleggen passen daarbij? Omarm je het nieuwe werken en wil je investeren in de gezondheid van jouw medewerker? Volgens onderzoekers van Harvard zorgen mooi ingerichte ruimtes voor betere gezondheid, minder stress en hogere prestaties. Door de medewerkers te betrekken bij de inrichting van de vergaderruimte en hen te vragen naar hun behoeftes zorg je voor een ruimte die past bij zowel de sfeer als ook de cultuur en communicatiestijl van jouw bedrijf. Zo zal bij een media startup een hele andere vergaderruimte passen als bij een accountantskantoor.
2. Het doel van de vergaderruimte
Steeds meer bedrijven gebruiken hun vergaderruimte op meerdere manieren. Het wordt een ruimte waar creatieve ideeën ontstaan, waar plannen tot uitvoer komen en waar naast vergaderingen ook andere meetings plaatsvinden. Het is dan ook goed om als eerste na te denken over hoe je de vergaderruimte wenst te gebruiken. Of ernaast formele ook informele vergaderingen plaats zullen vinden. Formele vergaderingen vragen een ruimte die afgesloten kan worden. Bij informeel overleg werken verschillende zithoeken met verrassend meubilair goed. Voor brainstormsessies en creatieve processen zijn actieve meubels heel geschikt. Naast de vergaderruimte kunnen er ook elders in het bedrijf plekken worden gecreëerd voor informele overleggen, waarbij de ruimte niet afgesloten hoeft te worden maar men wel even apart van de rest kan zitten.
3. Passend vergadermeubilair
Goede vergaderstoelen zijn een onmisbaar element voor vergaderruimtes. Een vergaderstoel moet comfortabel zitten en ervoor zorgen dat de gebruiker zich op zijn gemak voelt. Verstelbaar meubilair is ideaal omdat dezelfde stoel door verschillende mensen kan worden gebruikt. Ook bij de keuze van de stoelen is het van belang helder te hebben welk soorten overleg in de ruimte plaats zullen vinden en met hoeveel personen. Voor informele vergaderingen kun je naast stoelen ook denken aan (bar)krukken, zitzakken of banken.
De vergadertafel is een belangrijk onderdeel in de ruimte. Het is daarom handig om goed na te denken over de vorm, formaat en stijl van de tafel. Wil je ook staand kunnen vergaderen? Kies je voor 1 tafel of meerdere tafels die desgewenst bij elkaar geschoven kunnen worden? Een ovalen vergadertafel is aan te raden wanneer er veel informatie gedeeld wordt. Staand vergaderen maakt mensen creatiever en meer gericht op samenwerking. Een tafel met kabeldoorvoer en ingebouwde stopcontacten is een must wanneer er veel mensen met een laptop vergaderen.
4. De juiste verlichting
Goed licht is onmisbaar bij vergaderen. Tevens heeft licht een grote invloed op onze concentratie en productiviteit. Bij de verlichting in jouw vergaderruimte is het dan ook wijsheid om een lichtplan te maken zodat er goed nagedacht wordt over de lichtsterkte, de positie van de armaturen en de verschillende mogelijkheden van de verlichting. Om de tafel mooi egaal te verlichten moet de opstelling van de armaturen afgestemd worden op de vorm van de vergadertafel. Daarnaast is het handig dat de verlichting dimbaar is en past bij de rest van het interieur. Met de keuze van mooie armatuur kun je een statement maken in jouw ruimte en zorg je voor een echte eye-catcher.
5. Prettige akoestiek
De akoestiek in een vergaderruimte heeft grote invloed op de effectiviteit en doeltreffendheid van jouw overleg. Door een keer in je handen te klappen in de ruimte kun je gemakkelijk testen hoe de akoestiek in de ruimte is. Klinkt er een galm, reflectie of korte echo? Dan is het tijd voor geluidsabsorberende oplossingen. Je kunt hierbij denken aan akoestische (wand)panelen, plafondelementen of schilderijen. De nagalmtijd wordt hiermee verminderd waardoor de verstaanbaarheid wordt verbeterd. Om de juiste producten op de juiste plek te plaatsen is het belangrijk om te weten waar het geluid weerkaatst worden en hoe de ruimte wordt gebruikt. Daarom is het wenselijk om een akoestische meting te laten doen zodat er panelen met bepaalde absorptiewaarden op de juiste plek worden aangebracht. Er zijn verschillende akoestische producten in verschillende materialen, vormen en kleuren beschikbaar waardoor voor iedere situatie een passende oplossing mogelijk is.
6. Goede apparatuur
Denk als ook aan aanschaf en aanleg van de benodigde apparatuur zoals beamers, projectiescherm, microfoons en geluidsinstallatie. En wist je dat in de meeste vergaderruimtes het aantal stopcontacten onder de maat is? En dat terwijl steeds meer mensen met een laptop of tablet aan de vergadertafel verschijnen.
7. Luchtzuiverende planten
Planten zijn een simpele oplossing om de luchtkwaliteit en productiviteit tijdens vergaderen te verbeteren. Sommige planten zorgen niet alleen voor sfeer en zuurstof maar hebben ook een luchtzuiverende werking. Dat betekent een schonere en frissere lucht tijdens jouw vergaderingen. Elke kamerplant produceert zuurstof, maar niet alle kamerplanten hebben een luchtzuiverende werking. Er is echter een groep kamerplanten waarvan wetenschappelijk is bewezen dat ze bijdragen aan een schonere lucht. Deze planten nemen via hun bladeren schadelijke stoffen op uit de lucht die vervolgens door hen worden afgebroken. Ze breken ‘onfrisse geuren ’af en werken dus als een soort natuurlijke luchtverfrisser. Daarnaast verbeteren ze de luchtvochtigheid. De goudpalm varens en lepelplant zijn een aantal voorbeelden van luchtzuiverende kamerplanten.
Fotocredits: Buzzispace | Vitra | Johanson Design
Kan je wel wat hulp en advies gebruiken bij jouw ideale vergaderruimte inrichting?
De Binnenstudio ontwerpt creatieve en prettige vergaderruimtes en helpt je graag op weg. Bij onze interieuradviezen houden we rekening met je wensen en imago, de medewerkers en het beschikbare budget. Naast de inrichting adviseren we graag over verlichting, akoestiek, routing en praktische oplossingen.
Tevens kunnen we ondersteunen en coördineren bij de realisatie.
Neem vandaag nog contact met ons op. We komen graag langs voor een vrijblijvende kennismakingsgesprek.
Nieuwsbrief ontvangen
Ik blijf graag op de hoogte van het laatste nieuws op het gebied van werken, leren en inspireren.